Il contesto
Tre ore e mezza per approvare un consuntivo. Votazioni ripetute sullo stesso punto perché il quorum non era stato raggiunto. Condòmini che abbandonano la sala prima della fine. Un ordine del giorno che si chiude sempre con i punti più importanti rimandati alla prossima seduta.
Questo era il quadro che EGIM ha trovato entrando nella gestione di un condominio di 70 unità nel quartiere Trieste. Non un caso estremo — semplicemente la norma per un edificio dove la governance assembleare non era mai stata strutturata in modo professionale.
Il problema
Le assemblee lunghe e conflittuali non sono quasi mai un problema di personalità difficili. Sono il risultato di una preparazione insufficiente.
Quando i condòmini arrivano in assemblea senza aver potuto leggere i documenti in anticipo, ogni voce del bilancio diventa una sorpresa. Quando l’ordine del giorno è vago, ogni punto diventa un’occasione per sollevare questioni latenti. Quando il verbale viene redatto in modo approssimativo, le decisioni prese diventano oggetto di contestazione nelle settimane successive.
In questo condominio, la convocazione veniva inviata con i documenti allegati il giorno prima dell’assemblea. L’ordine del giorno conteneva voci generiche come “varie ed eventuali” che diventavano contenitori per discussioni senza fine. Il verbale veniva redatto settimane dopo, spesso senza indicare i quorum di votazione.
Come EGIM è intervenuta
EGIM ha ridisegnato l’intero processo assembleare, partendo dalla convocazione e arrivando all’archiviazione del verbale.
La convocazione viene ora inviata almeno 10 giorni prima con tutta la documentazione allegata: rendiconto, preventivo, relazione tecnica su eventuali lavori, bozza di delibere sui punti all’ordine del giorno. I condòmini arrivano in assemblea avendo già letto i materiali e potendo fare domande precise invece di chiedere spiegazioni di base.
L’ordine del giorno è strutturato per priorità: i punti che richiedono delibera vengono trattati per primi, quando il quorum è alto e l’attenzione è massima. I punti informativi vengono dopo. Le “varie ed eventuali” sono state eliminate come categoria: ogni punto deve essere dichiarato in anticipo per essere discusso.
Il verbale viene redatto entro 48 ore dall’assemblea, con indicazione precisa dei quorum, delle votazioni e del testo delle delibere approvate. Viene inviato digitalmente a tutti i condòmini entro una settimana.
I risultati
→ Durata media delle assemblee ridotta da 3,5 ore a 1 ora e 20 minuti
→ Tasso di partecipazione aumentato dal 54% all’81% nell’arco di due esercizi
→ Zero delibere impugnate nei 24 mesi successivi all’introduzione del nuovo processo
→ Approvazione di tutti i punti all’ordine del giorno nelle ultime tre assemblee consecutive