Il contesto
Cambiare amministratore è una decisione che i condòmini prendono raramente a cuor leggero. Dietro c’è quasi sempre un accumulo di insoddisfazioni, una fiducia logorata nel tempo. Ma la preoccupazione più concreta, quella che spesso rallenta anche la decisione più giusta, è un’altra: cosa succede durante il passaggio? Chi paga i fornitori nel frattempo? Dove finisce la documentazione dell’edificio? Come si comunica il cambiamento a tutti gli interessati?
EGIM ha affrontato questa situazione con un condominio romano di 60 unità che aveva deciso, dopo anni di tensioni, di procedere alla revoca del precedente amministratore. La richiesta era netta: cambiare tutto senza che nessuno se ne accorgesse nella gestione quotidiana.
Il problema
Il rischio reale in un subentro disorganizzato è la perdita di continuità operativa. Fornitori non aggiornati sui nuovi riferimenti, pagamenti bloccati in attesa del trasferimento del conto corrente condominiale, documentazione dispersa o incompleta, condòmini che non sanno a chi rivolgersi.
In questo caso, la situazione era aggravata da una documentazione parzialmente mancante: il precedente amministratore non aveva consegnato l’intero archivio storico, e alcune posizioni debitorie dei condòmini erano non aggiornate. Il condominio aveva bisogno di qualcuno che non si limitasse a subentrare, ma che ricostruisse quello che mancava.
Come EGIM è intervenuta
EGIM ha avviato una procedura strutturata di presa in carico, sviluppata in fasi sequenziali con tempistiche definite fin dal primo giorno.
La prima fase ha riguardato il recupero documentale: ricostruzione dell’archivio a partire da fonti multiple — atti notarili, forniture, banche, Agenzia delle Entrate — per integrare quanto non consegnato dal precedente gestore. Ogni documento recuperato è stato catalogato e inserito nel sistema di archiviazione digitale EGIM.
La seconda fase ha riguardato la verifica contabile: riconciliazione dei saldi, aggiornamento delle posizioni di morosità, verifica dei contratti in essere con i fornitori e loro notifica formale del cambio di interlocutore.
La terza fase ha riguardato la comunicazione: lettere ufficiali ai condòmini, ai fornitori e agli enti competenti, con i nuovi riferimenti per ogni tipo di interazione. Nessun condòmino ha dovuto chiedere dove inviare i bonifici — ha ricevuto le istruzioni prima ancora di averne bisogno.
Entro tre settimane dalla nomina, la gestione ordinaria era pienamente operativa.
I risultati
→ Continuità totale nei pagamenti: nessun fornitore ha subito ritardi durante il passaggio
→ Recupero del 90% della documentazione mancante entro 30 giorni dalla nomina
→ Piena operatività raggiunta in meno di tre settimane
→ Zero comunicazioni di emergenza da parte dei condòmini nei 60 giorni successivi al subentro